“As reuniões fazem parte do contexto de qualquer organização. É nelas que os indivíduos interagem, dialogam, trocam informações e tomam decisões.
Dentro do contexto de um projeto, em várias ocasiões o gerente precisa tomar decisões críticas com as informações advindas da reunião. Administrá-la torna-se essencial.
Para garantir o sucesso das reuniões, elas devem ter objetivo definido e uma pauta previamente aprovada. Compartilhar informações com a equipe e/ou com as partes interessadas, resolver algum impedimento, acompanhar atividades, identificar riscos e controlar mudanças são alguns exemplos.
As reuniões podem ser classificadas quanto à sua periodicidade como ordinárias ou extraordinárias.
A primeira tem periodicidade pré-estabelecida e objetivo especifico, é geralmente utilizada para acompanhamento das atividades.
Já a segunda tem um caráter emergencial para decidir os novos acontecimentos relacionados a algum risco do projeto (positivo ou negativo).
De forma geral, os membros de qualquer organização podem participar de reuniões de maneira espontânea ou obrigatória, mas, no contexto de um projeto, é uma boa prática que só as pessoas que sejam realmente necessárias na reunião estejam presentes, visto que o gerenciamento de informações eficientes pode alavancar a produtividade da reunião evitando a criação de ruídos ou interrupções desnecessárias.
Ciente de que parte do tempo do gestor é utilizado em reuniões, sabemos que muitas delas podem não ser produtivas por isso seguem algumas dicas para que sua reunião seja mais eficiente e consiga atingir os objetivos esperados:
1. Marcar com antecedência – Agendar previamente a data, local e tema da reunião para que todos os participantes possam se atualizar e reunir informações necessárias de acordo com a pauta;
2. Escolher o ambiente e recursos e corretos – Conferir se a sala está reservada, se projetor, ar condicionado e material de apoio (slides, papel, etc.) estão disponíveis e funcionando perfeitamente;
3. Definir a pauta (ou agenda) – Possuir o objetivo e tópicos que devem ser discutidos de forma clara, e garantir que todos os participantes estejam cientes deles;
4. Escolher um facilitador e um secretário – Definir esses dois papéis evita que uma pessoa fique sobrecarregada. O facilitador vai coordenar a reunião, sabendo a hora de mudar de tópico e evitar desvios enquanto o secretário irá registrar a minuta, decisões, encaminhamentos e distribuí-los aos participantes;
5. Administrar o tempo e coordenar as discussões – Definir horário para iniciar e para encerrar a reunião, garantir que toda a pauta seja contemplada definindo tempo de duração para todos os tópicos agendados. É importante analisar durante a reunião o estado dos participantes, visto que a produtividade poder ser comprometida após determinado período devido a desgaste;
6. Fazer ata e encaminhá-la – Fornecer as decisões e entendimentos formatados na reunião é fundamental, visto que possivelmente em um próximo encontro todos terão que justificar as atividades realizadas.
Para encerrar vou explanar sobre alguns tipos de reunião em algumas metodologias de gestão de projetos: Iniciação Reunião de kickoff (partida): É a reunião de iniciação do projeto, participam dela o gerente, clientes, partes interessadas e a equipe do projeto, tem o objetivo que informar formalmente o inicio do projeto, explanando sobre os papeis e responsabilidades das partes interessadas de acordo com o termo de abertura do projeto (TAP). Devendo fornecer algumas informações sobre o cronograma, os riscos, escopo e etc. É tido como boa prática um evento posterior a essa reunião, com o objetivo de socializar a equipe envolvida no desenvolvimento desse projeto; Monitoramento e Controle Reuniões de acompanhamento da equipe:
Após iniciado o projeto faz-se necessário dentro dos processos de controle do projeto o acompanhamento do gerente frente as atividades da equipe. Coletar informações, resolver impedimentos e tomar decisões são exemplos de objetivos dessa reunião; Stand up Meeting: É uma reunião muito utilizada em metodologias ágeis.
Os membros envolvidos ficam dispostos em pé por um curto período de tempo, explicitando as atividades desenvolvidas e programadas dando ênfase a sua conclusão ou levantamento de impedimentos se comprometendo com prazos a serem cumpridos de preferência até a próxima reunião, que acontecerá no próximo dia útil de trabalho; Reuniões com as partes interessadas:
Esta previsto dentro do plano de comunicação do projeto dialogar com as partes interessadas que iremos prestar contas do projeto, informar mudanças e ocorrências, identificar os requisitos e alinhar as expectativas com relação ao projeto;
Reunião de solicitação de mudança: É a reunião na qual o comitê de controle de mudanças (Geralmente composta por pessoas chave no projeto) analisa as solicitações de mudança e decide se ela esta de acordo com o escopo do projeto;
Encerramento Reunião de identificação de lições aprendidas: Tem como objetivo fundamental identificar as ações corretivas utilizadas no decorrer do projeto. Levantar os pontos críticos que poderiam ser contornados e as experiências adquiridas por toda a equipe.
Reunião de encerramento da fase ou projeto: Tem como objetivo encerrar formalmente a fase do projeto, na qual se assina o termo de aceitação/rejeição ou de encerramento. Rotineiras ou esporádicas, as reuniões fazem parte do cotidiano de uma equipe de projetos; sendo papel do gerente criar um ambiente com cultura, instrumentos e ferramentas que as tornem mais produtivas, fazendo melhor uso do seu tempo.
Afinal, “Time is money“.”
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