Constantemente você tem pensado sobre as muitas horas extras e os finais de semana que tem trabalhado, e tem a sensação de que eles ainda não são suficientes para concluir suas pendências. Além disso, provavelmente tem tido a sensação de que sua equipe anda desmotivada e sem novos desafios. Este cenário é muito comum, mas você já considerou delegar tarefas e funções para outros membros de sua equipe, aliviando sua sobrecarga de trabalho e motivando bons colaboradores com novos desafios?
Recentes pesquisas mostraram que a capacidade de dar a tarefa certa para o funcionário certo é uma característica encontrada entre os líderes mais experientes do mercado. Delegar é o caminho para encontrar essa combinação poderosa e eficiente. Mas por que não gostamos de delegar, mesmo sabendo de sua importância gerencial?
O problema é que, em sua grande maioria, gestores não sabem delegar. São ensinados e programados a exercitar sua autoridade resolvendo seus próprios problemas e não passando o desafio adiante. Veja os principais motivos de resistência à delegação, levantados entre os gestores de equipes:
- Poder: Se você for o único encarregado da tarefa e tiver a última palavra sobre ela, será o especialista. As pessoas precisarão de seu know-how e o consultarão a respeito.
- Confiança: É difícil encontrar algum membro da equipe em que se possa confiar e que atenda aos seus altos níveis de exigência. Correr o risco de ter uma tarefa feita de maneira inferior a que você faria e ainda colocar sua posição em risco não é o tipo de desafio que os gestores querem.
- Autoconfiança: Não ter tarefas mais básicas ocupando boa parte do dia pode ser assustador para alguns. Afinal, sem essas pequenas ocupações, sobrarão para ele as grandes decisões estratégicas e gerenciais que sempre foram esperadas dele, mas que nunca foram feitas por falta de tempo. Por baixa autoconfiança, um gerente pode querer se manter “escondido” atrás de pequenas obrigações nas quais ele se sente capaz e se ocupa.
- Medo: Se a equipe já está sobrecarregada e constantemente mostra-se não receptiva a novas tarefas, o gestor pode pensar ser melhor ele mesmo abraçar o novo projeto, do que desagradar sua equipe e a perder. Não delegar pode representar menos transtornos com o grupo.
- Tempo: Treinar e explicar uma nova função pode ser demorado. Muitas vezes, o gestor pensa ser mais rápido ele mesmo fazê-la, do que parar tudo para passá-la a sua equipe.
- A ótima sensação de ter cumprido uma função sozinho, dentro do prazo e nos níveis de qualidade esperados: Alguns dizem não querer compartilhar esse momento tão bom com o grupo.
Mas como fazer para delegar? Em primeiro lugar, especialistas aconselham escolher o que delegar. Escolha uma tarefa que talvez seja menos desafiadora para você, mas que será nova para os funcionários envolvidos. Estipule o resultado que você quer e ensine a mensurá-lo. O grande líder americano da segunda Guerra Mundial, general George Patton, dizia para nunca dizer como fazer algo. Apenas diga o que deve ser feito e deixe que as pessoas o surpreendam com seus talentos.
O segundo passo é decidir quanta autoridade dar aos que receberam a tarefa. Deixe claro quais serão suas alçadas, quais decisões cabem totalmente a eles e quais devem ser comunicadas. A melhor tática é delegar o quanto você acredita ser necessário e que a situação permita.
O próximo passo é comunicar claramente o que você está delegando. Especifique o que deve ser feito, quais os prazos, os motivos, os recursos disponíveis, os limites de autoridade e reforce os novos benefícios e novas responsabilidades deles estarem tomando para si aquela tarefa. Permita que sua equipe negocie com você os parâmetros e limites, antes da responsabilidade ser delegada. Criando um ambiente de confiança e seguro para todas as partes.
Por último, os envolvidos devem se certificar de que os pontos da “passagem” da tarefa foram compreendidos e aceitos. Ofereça suporte necessário. Muitas vezes basta estar disponível quando os colaboradores necessitarem de você, em outras vezes você precisará fazer acompanhamentos periódicos do progresso. Além disso, uma boa sugestão é sempre acompanhar, avaliar e elogiar um bom trabalho.
Segundo especialistas, muitos gerentes subestimam o poder da delegação como uma ferramenta de desenvolvimento pessoal.
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