A falta de gerenciamento de custos é apontada como uma das principais causas da interrupção de grandes projetos! Por isso, aprenda agora mesmo como fazer gerenciamento de custos.
Você começou um novo projeto, deu os primeiros passos para colocá-lo em prática, mas no meio do caminho teve que pará-lo devido à falta de dinheiro? Sabe por que isso aconteceu? A resposta é muito simples, trata-se da falta de planejamento orçamentário e gerenciamento de custos. Parece uma questão óbvia, pois está presente diariamente nas empresas, mas ainda é algo que se encontra dificuldade para realizar.
Ter um bom gerenciamento de custos para os seus projetos é essencial para que a instituição obtenha planos bem sucedidos, não tenha desfalques no seu orçamento, otimize de maneira proveitosa o uso do seu dinheiro e até mesmo promova economia. O gerenciamento de custos prevê todos os gastos que terão de ser feitos ao longo da execução de um projeto.
É importante lembrar que o planejamento torna possível vislumbrar antes mesmo de iniciar os custos, assim, torna-se possível saber antecipadamente se irá ou não valer a pena por em prática o projeto, por isso, não deixe de fazê-lo.
O gerenciamento de custo tem que ser feito por um profissional capacitado para lidar com o dinheiro, que saiba aplicá-lo da maneira correta, evitando desperdícios e demais transtornos. De nada adiantará você pedir para que uma pessoa “qualquer” elabore um gerenciamento de custos, é preciso que seja um contabilista ou, no mínimo, alguém que trabalhe com o setor financeiro da empresa, que esteja inteirado da situação financeira atual.
Além de gerenciar, é interessante aprender como reduzir os custos. Por isso, aconselho ler nosso texto sobre estratégias de redução de custos.
Para você que trabalha com a gestão de projetos e consequentemente necessita de recursos financeiros, nós iremos trazer aqui mais informações sobre o gerenciamento de custos e como praticá-lo no seu cotidiano. Vamos lá?
O que é gerenciamento de custos?
Quando você ou a sua empresa elabora um projeto, tem-se que fazer um planejamento para concretizá-lo. Dentro deste planejamento deve estar estimada a quantia em dinheiro que será utilizada para que o plano de ações não seja interrompido.
É justamente aí que entra o gerenciamento de custos, que consiste em montar um orçamento detalhado de todos os gastos que são necessários para executar a atividade. Mas cuidado, os gastos precisam ser realmente reais, não “diminua” valores para conseguir “fechar” no orçamento, isso é muito comum e, posteriormente, acaba inviabilizando a conclusão do planejamento, servindo apenas para gastar dinheiro.
Para facilitar no gerenciamento de custos, uma boa dica é estudar concomitantemente agestão de processos, já que um engloba o outro.
O gerenciamento de custos é uma tarefa relativamente complexa de se fazer, pois é dividido em um conjunto de processos, em que a eficiência na execução de cada um deles é essencial para obter um resultado preciso e seguro. Afinal de contas, qualquer erro pode causar impactos na capacitação de recursos, podendo fazer com que haja desperdício ou falta de dinheiro, o que causa o mesmo grau de problemas.
Qual é a importância do gerenciamento de custos?
Passar por um prejuízo financeiro ou ter que parar um projeto antes mesmo de acaba-lo, estes são apenas alguns dos riscos que você e a sua empresa estão sujeitos a correr quando não elaboram um gerenciamento de custos apropriado. Levando isso em consideração, é de se concordar que fazer este planejamento de gerenciamento de custos é essencial em todas as situações que envolvem dinheiro.
Ao elaborar o gerenciamento de custos, a empresa terá tempo de se preparar para obter o dinheiro necessário para colocar o projeto em prática, irá gastar o valor que está no relatório e dentro do plano financeiro, nem a mais nem a menos, o que traz muita praticidade e despreocupação, permitindo que a atenção seja voltada para aquilo que realmente interessa, ou seja, a concretização do projeto.
Como aplicar o gerenciamento de custos?
O plano de gerenciamento de custos é divido em categorias fundamentais para chegar a um resultado total correto. Portanto, vamos estudar cada passo para conseguir criar o seu gerenciamento de custos, não pule nenhum dos “passos”, porque poderá comprometer todo o seu gerenciamento!
1 – Faça uma estimativa de custos
Tudo começa com a estimativa de custos, ou seja, o valor que o gestor supõe que a execução do projeto vai custar, obviamente, esta etapa não é feita de forma aleatória, ela envolve um estudo mais raso, em que é determinado o valor de todas as atividades que serão realizadas, bem como o material físico e humano que devem ser usados.
Como você estará analisando a questão de mão-de-obra também, sugiro dar uma olhada no nosso texto sobre a importância do recrutamento e seleção interna.
O ideal é fazer uma pesquisa de preços, analisando o custo benefício, ou seja, se as opções disponíveis estão de acordo com as necessidades da empresa e possuem um valor razoável, pois para começar, recomenda-se montar um planejamento que não extrapole os limites financeiros usados comumente pela empresa. Todas as estimativas de gastos tem que ser registradas de forma detalhada em um relatório.
2 – Realiza um orçamento de custos
Apesar de soar como parecido, o orçamento de custos se diferencia da estimativa de custos, pois ele consiste em reunir os gastos que foram estimados em cada atividade ou pacotes que fazem parte do projeto. Portanto, esta etapa é mais apurada e assertiva, já que apresenta os valores concretos, é o relatório pronto, que será utilizado durante procedimento.
Conheça mais sobre a questão administrativa em nosso texto sobre teoria geral da administração.
Para montar o orçamento de custos, o gestor deve ter estudado todas as possibilidades e preços, conforme foi explicado na etapa anterior, devendo escolher aquelas que realmente condizem com as suas necessidades. A partir daí, os valores devem ser agrupados novamente em um relatório, apresentando a soma total, que é apresentado ao setor financeiro da empresa para ser submetido à aprovação.
3 – Determine uma margem de erro do gerenciamento de custos
Quando nós estamos executando um projeto, por mais organizados que sejamos, estamos sujeitos a enfrentar transtornos externos como, por exemplo, acidentes de percurso que impactam sobre a realização das atividades, sendo necessário fazer novos gastos para dar continuidade. Quando isso acontece, é necessário contarmos com uma reserva financeira, evitando que tudo seja parado pela metade. Essa reserva financeira deve fazer parte do gerenciamento de custos.
Por isso é essencial determinar uma margem de erro durante a finalização do orçamento e gerenciamento de custos. Recomenda-se guardar uma reserva de valor médio, que possa ser rapidamente usada durante uma emergência. Para chegar à quantia do total da reserva, o ideal é fazer uma estimativa dos riscos que o projeto está exposto, desde variações na economia até aumentar a contratação de mão-de-obra.
Neste caso, o dinheiro precisa estar disponível até o final do projeto, se não houver a necessidade de usá-lo, ele poderá ser empregado em outra atividade. Porém, é importante que ele esteja sob a proteção de um profissional responsável e honesto. Além disso, é interessante que a pessoa compreenda bem as rotinas administrativas da empresa.
4 – Promova o controle de custos
Montado o escopo e relatório final do orçamento e gerenciamento de custos, é o momento de promover o controle dos custos. Afinal de contas, não basta apenas descrever todos os gastos e deixá-los na gaveta, eles são elaborados justamente para orientar todo o processo de aplicação dos recursos financeiros.
O gestor deve se incumbir de acompanhar pessoalmente todos os custos, desde a compra dos materiais ate o pagamento das pessoas responsáveis pela mão-de-obra, certificando-se de que o dinheiro realmente está sendo utilizado para a finalidade proposta, a fim de evitar desperdícios, que podem vir a gerar mais custos.
Nesse momento, o gestor também necessitará ter um bom ‘controle’ de gestão de pessoas, porque trabalhará com todos os setores, distribuindo valores e efetuando o pagamento.
Eventualmente, podem surgir novos fatores que requeiram uma mudança no orçamento. Nestes casos, o gestor tem que estar preparado para evitar que os impactos gerados sejam muito grandes a ponto de exigir a reestruturação do projeto, o que causaria atrasos e demais transtornos.
5 – Estude o resultado final do gerenciamento de custos
Não é porque o projeto foi concluído com sucesso que o gerenciamento de custos deve ser abandonado, muito pelo contrário, ele ocupa um papel fundamental no final de todo o processo. Primeiramente, recomenda-se elaborar um novo relatório, no qual seja indicado o valor que realmente custou a realização de cada atividade.
Muitas vezes você perceberá que os custos ficaram dentro do planejamento e gerenciamento de custos, mas não porque cada área em si teve o custo estipulado, mas sim porque algumas gastaram mais e outras, em contrapartida, tiveram um custo menor, o que não é o correto.
Feito isso, é necessário confrontar este relatório com os gastos que foram indicados no orçamento de custos, fazendo uma comparação para analisar se os valores estão batendo. A partir daí, é possível constatar se o gerenciamento de custos foi bem sucedido, qual o seu nível de erro e acertos, o que pode ser ampliado ou consertado nos projetos futuros.
Lembre-se, é sempre bom estudar cada vez mais o planejamento e controle de custos, principalmente durante a obra! Pequenos detalhes podem ser alterados e, com certeza, farão toda a diferença.
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